От DanceStudio к impulseCRM: как изменился подход к управлению студией

Более 12 лет мы работаем с танцевальными школами, фитнес-студиями, детскими центрами и другими бизнесами, которые строятся вокруг расписания, абонементов, посещений и постоянной работы с клиентами, поэтому за это время успели увидеть не только то, как меняются технологии автоматизации, но и насколько сильно меняются сами компании, их команды и требования к системе управления.

Когда появилась DanceStudio, для многих школ она стала серьёзным шагом вперёд: вместо тетрадей, бумажных журналов и разрозненных таблиц можно было вести расписание, клиентов, абонементы и посещения в одной программе. Для своего времени это был удобный и понятный инструмент, и многие студии успешно работали с ним годами.

Однако за это время изменились и технологии, и привычки клиентов, и сами бизнесы. У школ стало больше филиалов, сотрудников и рабочих мест, владельцы начали управлять компаниями удалённо, а клиенты привыкли самостоятельно записываться на занятия, пользоваться мобильными приложениями и получать информацию сразу.

impulseCRM создавалась уже для другого формата работы, в котором привычные процессы студии сохраняются, но сама система больше не зависит от конкретного компьютера и значительно легче масштабируется вместе с бизнесом.

Мы спросили клиентов, которые раньше работали в DanceStudio, что после перехода на impulseCRM они считают самым заметным изменением, и оказалось, что ответы во многом совпадают: чаще всего владельцы говорят об онлайн-доступе, мобильности, возможности работать сразу с нескольких устройств и отсутствии необходимости ждать, пока данные между компьютерами синхронизируются.

CRM больше не находится внутри одного компьютера

DanceStudio — локальная программа, поэтому работа с ней была связана с компьютером, на котором она установлена.

Пока бизнес небольшой, сотрудников немного, а большая часть работы выполняется в одном месте, такой формат может быть вполне удобным, однако по мере роста появляется необходимость подключать дополнительные рабочие места, работать из дома, контролировать несколько филиалов и получать доступ к данным с разных устройств.

Один из наших клиентов рассказывал, что во времена DanceStudio у него было две лицензии: одна программа была установлена на рабочем ноутбуке в школе, а вторая — дома, поэтому такой вариант уже тогда был своеобразным способом организовать удалённую работу.

В impulseCRM система работает онлайн, поэтому владелец или сотрудник может войти под своим доступом с компьютера, ноутбука или телефона и продолжить работу там, где ему удобно.

Одна из фраз, которые мы чаще всего слышим от бывших пользователей DanceStudio, звучит очень просто: главное преимущество — «она онлайн».

Чем больше становилась студия, тем сложнее было синхронизировать DanceStudio

У DanceStudio была ещё одна техническая особенность, которая особенно сильно проявлялась у крупных клиентов и компаний с несколькими рабочими местами.

База данных хранилась в виде XML-файлов, а для того чтобы сотрудники могли работать с одной базой на разных компьютерах, файлы приходилось синхронизировать между устройствами, в том числе через Dropbox.

Пока база была небольшой, а рабочих мест было немного, такой подход мог работать достаточно комфортно, однако вместе с ростом количества клиентов увеличивался и объём файлов, поэтому их передача между компьютерами занимала всё больше времени.

В результате изменение, которое один администратор только что внёс на своём компьютере, могло появиться у другого сотрудника не сразу, а спустя несколько минут, потому что системе нужно было сначала сохранить изменения локально, затем синхронизировать большой файл через облачное хранилище и передать его на другое рабочее место.

При этом возникал парадокс: DanceStudio сама по себе была локальной программой и не требовала постоянного подключения к интернету для работы на одном компьютере, однако при совместной работе нескольких сотрудников через синхронизацию базы нагрузка на интернет, наоборот, значительно возрастала. Чем больше становилась база, тем больше данных приходилось передавать между устройствами.

В impulseCRM этот процесс устроен иначе: при внесении изменений на сервер передаётся только небольшой объём новых данных, а не вся база целиком, поэтому для синхронизации не требуется постоянно передавать большие файлы между рабочими местами.

Кроме задержек возникала и другая проблема: если два сотрудника почти одновременно меняли одни и те же данные, при синхронизации файлы могли перезаписываться, из-за чего часть изменений не сохранялась так, как ожидали пользователи.

Особенно заметно это становилось в больших школах, где было много клиентов и несколько лицензий DanceStudio. Чем крупнее становился бизнес и чем больше сотрудников одновременно работали с программой, тем сложнее было поддерживать одинаковое актуальное состояние базы на всех рабочих местах.

Один из наших крупных клиентов после перехода на impulseCRM отметил, что подобные ситуации исчезли: сотрудникам больше не приходится ждать, пока изменения синхронизируются между рабочими местами.

В impulseCRM сотрудники работают с единой облачной базой, поэтому изменения сохраняются непосредственно в системе и становятся доступны другим пользователям без промежуточного обмена файлами.

Именно поэтому одно из главных отличий impulseCRM особенно заметно при росте бизнеса: система легко масштабируется вместе с количеством сотрудников и рабочих мест.

Рабочая база больше не должна зависеть от состояния ноутбука

Один из клиентов рассказал нам историю, которая стала для него главным аргументом в пользу перехода: на ноутбуке сломался жёсткий диск, база была потеряна, а её восстановление в итоге обошлось дороже нескольких месяцев обслуживания impulseCRM.

Для локальной программы состояние компьютера и резервные копии имеют принципиальное значение, потому что там находится рабочая информация, которую бизнес накапливал годами.
В облачной системе подход устроен иначе: если рабочий компьютер сломался или его пришлось заменить, можно войти в impulseCRM с другого устройства и продолжить работу.

Для владельца это означает не только удобство, но и совершенно другой подход к управлению бизнесом, когда важные процессы больше не зависят от конкретного ноутбука, стоящего на стойке администратора.

Компьютер можно заменить, а клиентскую базу и историю бизнеса лучше не ставить в зависимость от него.

Бизнес может расти, не умножая количество рабочих мест и отдельных лицензий

Ещё одна разница особенно хорошо становится заметна, когда у школы появляется несколько филиалов или увеличивается команда.

Одна из наших клиенток написала, что при нынешнем размере её бизнеса в DanceStudio ей потребовалось бы уже девять лицензий, тогда как в impulseCRM вся команда работает в одной системе, а сотрудники получают собственные доступы.

Для растущего бизнеса это принципиально другой сценарий: не нужно выстраивать процессы вокруг того, на каком компьютере установлена программа, кто сейчас находится рядом с этим устройством и успели ли между рабочими местами синхронизироваться последние изменения.

Расписание, клиенты, посещения, абонементы и остальные процессы находятся в одной системе, поэтому владелец может управлять сетью как единым бизнесом, даже если сотрудники работают в разных филиалах или городах.

При этом большое количество пользователей само по себе не требует передачи между компьютерами тяжёлых файлов базы, поэтому система гораздо спокойнее масштабируется вместе с количеством сотрудников и объёмом клиентской базы.

Владелец видит ситуацию в студии, даже когда находится далеко от неё

За последние годы особенно заметно изменилось само отношение владельцев к своему присутствию в бизнесе.

Раньше возможность удалённо открыть CRM могла восприниматься как дополнительное удобство, тогда как сегодня для многих это уже базовое требование: владелец хочет понимать, что происходит с расписанием, клиентами и работой сотрудников, даже если сам в этот день не находится в студии.

Одна из клиенток, перешедших с DanceStudio, сформулировала это очень точно: теперь она может удалённо видеть все операции и всю ситуацию в школе, и именно эта возможность для неё стала одной из самых ценных.

Другой клиент отдельно отметил мобильность и возможность удалённой отметки, потому что управление перестаёт быть процессом, который можно выполнять только с рабочего места администратора.

Для нас это важное изменение, поскольку за годы работы со студиями мы всё чаще видим, что владелец постепенно перестаёт быть человеком, который должен физически присутствовать в бизнесе каждый день, и становится человеком, который может управлять процессами независимо от своего местонахождения.

Современная CRM работает не только для сотрудников, но и для клиентов

Когда создавалась DanceStudio, основная задача системы заключалась прежде всего в том, чтобы помочь администратору вести клиентов, расписание, абонементы и посещения, однако за последние годы изменились ожидания людей, которые приходят в студию.

Клиенту уже привычно самостоятельно посмотреть расписание, записаться на занятие, проверить абонемент или получить уведомление на телефон, поэтому современная автоматизация должна помогать не только сотрудникам внутри бизнеса, но и самим посетителям.

Вокруг impulseCRM постепенно появились онлайн-запись, личный кабинет, мобильное приложение и другие инструменты, которые позволяют клиенту решать часть вопросов самостоятельно, а администраторам не приходится каждый раз выполнять эти действия вручную.

Мобильность и клиентское приложение также оказались среди преимуществ, которые бывшие пользователи DanceStudio регулярно отмечают после перехода, поскольку вместе с внутренней автоматизацией бизнес получает ещё и более современный клиентский сервис.

Есть ли у облачной системы свои особенности

Конечно, есть, и мы считаем важным говорить об этом честно.

Поскольку impulseCRM работает онлайн, для полноценной работы системе необходим доступ к интернету, поэтому при проблемах у провайдера или временных ограничениях связи работа может быть затруднена.

Один из клиентов как раз отметил этот момент в ответ на наш вопрос о переходе с DanceStudio: облачный формат дал гораздо больше мобильности, однако одновременно появилась зависимость от качества интернет-соединения.

Для нас такая обратная связь важна не меньше положительных отзывов, потому что задача CRM заключается не в том, чтобы идеально выглядеть в сравнительной таблице, а в том, чтобы помогать реальному бизнесу работать каждый день, поэтому мы продолжаем развивать продукт, опираясь на опыт компаний, которые используют систему в совершенно разных условиях.

Нужно ли переходить, если DanceStudio вас устраивает

Мы не считаем, что менять программу нужно просто потому, что появилась более новая система.
Если DanceStudio по-прежнему решает задачи вашего бизнеса, сотрудники привыкли к ней, а существующего функционала достаточно, решение о переходе можно принимать тогда, когда в нём действительно появится необходимость.

Обычно такой момент становится заметен не из-за одной функции, а тогда, когда меняется сам бизнес: появляется новый филиал, увеличивается команда, владельцу нужен постоянный удалённый доступ, несколько сотрудников должны одновременно работать с одной базой, клиентам становится важна самостоятельная запись или привычный локальный формат начинает ограничивать дальнейший рост.

В этот момент сравнение двух систем перестаёт быть вопросом «где больше функций», потому что речь идёт уже о разных подходах к архитектуре и организации работы.

DanceStudio создавалась как локальная программа, которая помогала автоматизировать работу студии на компьютере, тогда как impulseCRM развивается как облачная система, в которой сотрудники работают с единой актуальной базой независимо от количества рабочих мест.

Переход не означает начинать всё с нуля

Для владельцев, которые много лет работают в DanceStudio, одним из естественных опасений становится необходимость заново выстраивать процессы, обучать сотрудников и переносить накопленную информацию, однако логика работы бизнеса после перехода остаётся знакомой.

Расписание, клиенты, абонементы, посещения и другие основные процессы никуда не исчезают, при этом вокруг них появляются инструменты, которых раньше не было или которые в локальном формате невозможно было реализовать так же удобно.

За более чем 12 лет работы с бизнесами в сфере спорта, танцев и дополнительного образования мы видели разные этапы развития автоматизации, поэтому хорошо понимаем, что хорошая CRM не должна заставлять компанию перестраивать всё ради самой программы.
Наоборот, система должна расти вместе с бизнесом и снимать ограничения по мере того, как увеличивается количество клиентов, сотрудников и филиалов.

DanceStudio помогала автоматизировать работу студии. impulseCRM продолжает эту историю уже в облачном формате, где одна актуальная база доступна всей команде и не зависит от конкретного компьютера.

Если вы давно работаете в DanceStudio и хотите понять, что изменится для вашей студии после перехода, мы можем показать impulseCRM на ваших привычных процессах, рассказать о переносе данных и вместе разобраться, есть ли смысл переходить сейчас.