Как подготовить документы и добавить ссылки в формы impulseCRM

Чтобы посетители могли ознакомиться с документами вашей организации перед записью или входом, подготовьте документы, разместите их в открытом доступе и добавьте ссылки в настройки impulseCRM.
Для этого понадобятся три документа:

Политика обработки персональных данных.
Согласие на обработку персональных данных.
Согласие на получение рекламных сообщений.

Политика и согласие на обработку размещаются двумя отдельными PDF-файлами в одной папке. В настройки impulseCRM добавляется одна ссылка на эту папку. Рекламное согласие размещается отдельно и привязывается к необязательной галочке о получении рекламы.

Шаг 1. Скачайте шаблоны

Скачайте три шаблона в формате Word и сохраните их на компьютере. Откройте каждый файл для редактирования.

Шаблоны нужно заполнить данными вашей организации. Не размещайте в формах записи ссылки на незаполненные шаблоны или документы от имени impulseCRM.

Шаг 2. Заполните документы своими данными

Найдите в каждом шаблоне пропуски и указания для заполнения. Внесите сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, от имени которого ваша студия или центр оказывает услуги.
В зависимости от полей шаблона укажите:

Полное наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя.
ИНН, ОГРН или ОГРНИП.
Адрес.
Контактную электронную почту.
Название студии, центра или приложения.
Другие сведения, для которых в документе оставлены поля.

Используйте одинаковые реквизиты во всех трёх документах. Если название студии/клуба отличается от юридического наименования, указывайте каждое из них в соответствующем месте.

Не заменяйте упоминания impulseCRM названием своей студии. В шаблонах отдельно описана роль impulseCRM в обработке данных — эти сведения нужно сохранить, если они соответствуют вашему использованию сервиса.
После заполнения прочитайте документы целиком. Проверьте, что в них не осталось пустых полей, подсказок для заполнения или чужих реквизитов.
Шаблоны необходимо сверить с фактической работой вашей организации: какие данные вы собираете, для каких целей используете и через какие сервисы обрабатываете. Если вы работаете с детьми, отдельно проверьте порядок передачи данных ребёнка его родителем или законным представителем.

Если у вас уже есть свои документы, проверьте, охватывают ли они запись через виджеты и приложение impulseCRM и корректно ли описывают нашу роль. При необходимости согласуйте дополнения со своим юристом.

Шаг 3. Сохраните каждый документ в PDF

После заполнения сохраните редактируемые Word-файлы — они пригодятся для дальнейших изменений.

Затем сохраните каждый документ отдельно в формате PDF. В Word для этого используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите тип файла PDF. В некоторых версиях Word сохранение в PDF находится в разделе «Экспорт».

Рекомендуемые названия файлов:

Политика_обработки_персональных_данных.pdf
Согласие_на_обработку_персональных_данных.pdf
Согласие_на_рекламные_сообщения.pdf

Откройте получившиеся PDF и проверьте, что текст читается, страницы не обрезаны и все сведения отображаются правильно.

Шаг 4. Разместите документы и получите ссылки

Документы можно разместить на своём сайте или в хранилище, которое позволяет открывать файлы по публичной ссылке. Ниже описан вариант с Яндекс.Диском.

Папка с политикой и согласием на обработку

Откройте Яндекс.Диск своей организации.
Создайте отдельную папку, например «Документы студии/клуба — персональные данные».
Загрузите в неё два заполненных PDF: политику и согласие на обработку персональных данных.
Откройте доступ к папке по ссылке.
Скопируйте публичную ссылку на папку.

Не объединяйте эти документы в один PDF. По ссылке посетитель должен иметь возможность открыть каждый из двух документов отдельно.

В публичной папке размещайте только предназначенные для ознакомления документы. Не добавляйте туда клиентские базы, подписанные документы клиентов и другие внутренние файлы.

Отдельная ссылка на рекламное согласие

Загрузите PDF с согласием на получение рекламных сообщений и откройте доступ к нему по ссылке. Скопируйте ссылку непосредственно на этот файл.

В результате у вас должны быть две ссылки:

1. Ссылка на папку с документами о персональных данных.
По ней должны открываться два отдельных PDF-файла: заполненная политика обработки персональных данных и согласие на обработку персональных данных. Эту ссылку нужно вставить в строку с обязательным согласием на обработку персональных данных.

2. Ссылка на согласие на получение рекламных сообщений.
По ней должен открываться отдельный PDF-файл с заполненным рекламным согласием. Эту ссылку нужно добавить к отдельной необязательной галочке о получении рекламных сообщений.

Откройте обе ссылки в приватном окне браузера или на устройстве, где вы не вошли в свой Яндекс-аккаунт. Документы должны быть доступны без авторизации и запроса разрешения.

Шаг 5. Добавьте ссылку в настройки impulseCRM

Откройте настройки нужного виджета и найдите блок подтверждения согласия с документами.

В зависимости от формы он может называться:

«Перед входом подтверждать согласие с документами».
«Перед записью подтверждать согласие с документами».

В строке, предназначенной для документов об обработке персональных данных, замените текущий адрес на ссылку на вашу папку с двумя PDF.

Если сейчас в этой строке указана ссылка https://impulsecrm.ru/static/privacy, замените её своей ссылкой.

Политику и согласие на обработку не нужно добавлять в две разные строки. Для них используется одна ссылка на папку. Остальные строки могут использоваться для других документов вашей организации, например оферты.

Сохраните настройки кнопкой «ОК».

Повторите настройку во всех местах, где ваши посетители оставляют данные или входят в личный кабинет. Если у вас несколько виджетов, проверьте каждый из них. Не считайте замену ссылки в одном виджете автоматической заменой во всех остальных.

Если вы используете мобильное приложение, также проверьте ссылки в его настройках виджета “Личный кабинет”.

Шаг 6. Настройте ссылку на рекламное согласие

Согласие на рекламу запрашивается через отдельную необязательную галочку:

«Я согласен(а) получать рекламные сообщения».

К этой галочке добавьте ссылку на отдельный PDF с рекламным согласием.

Не размещайте рекламное согласие в строках с обязательными документами. Посетитель должен иметь возможность записаться на занятие без согласия на рекламу.

Если в ваших настройках пока нет поля для ссылки рядом с рекламной галочкой, обратитесь к аккаунт-менеджеру. Не заменяйте эту настройку дополнительным обязательным согласием.

Шаг 7. Проверьте результат

Откройте опубликованный виджет или приложение со стороны посетителя и проверьте:

Ссылка рядом с согласием на обработку ведёт на документы вашей организации.
В папке доступны два заполненных PDF: политика и согласие на обработку.
Ссылка рядом с рекламной галочкой открывает рекламное согласие.
Без обязательного согласия форма не отправляется.
Без согласия на рекламу записаться можно.
Все документы открываются с компьютера и телефона.

Если ссылки не открываются, сначала проверьте настройки публичного доступа к папке и файлам.

Если документы изменились
Обновите опубликованные PDF и повторно проверьте ссылки. Если при замене файла или папки адрес изменился, внесите новую ссылку во все соответствующие настройки impulseCRM.

Сохраняйте предыдущие редакции документов отдельно с указанием даты, чтобы при необходимости можно было восстановить текст, действовавший в определённый период.

Если возникли вопросы по размещению ссылок в impulseCRM, обратитесь в техническую поддержку impulseCRM. Вопросы о содержании документов и их соответствии работе вашей организации согласуйте со своим юристом.